Eine Buchung ist bestätigt, doch Ihr Gast antwortet nicht? Damit Sie vor der Anreise zuverlässig mit Ihrem Gast in Kontakt bleiben, erfahren Sie hier, wie Sie Gäste über Airbnb, Booking.com und Holidu erreichen und was Sie tun können, wenn Sie keine Antwort erhalten.

Gäste vor der Anreise über die Gästenachrichten kontaktieren

Mit den Gästenachrichten von Holidu haben Sie alle Unterhaltungen mit Ihren Gästen an einem Ort, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Dies ist der schnellste und zuverlässigste Weg, Ihren Gast vor der Anreise zu erreichen.

So greifen Sie auf die Gästenachrichten zu:

• Öffnen Sie im Menü Nachrichten und wählen Sie Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen eine bestimmte Buchung und klicken in der Buchungsdetailansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zur Unterhaltung mit diesem Gast.

KI-Assistent: Der KI-Assistent ist ohne Aufpreis enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen, zum Beispiel zum Check-in, zur Ausstattung oder zur Anfahrt. Grundlage sind die Themen, die Sie unter Einstellungen verwalten hinterlegt haben. Nachrichten werden außerdem automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache Ihres Gastes übersetzt, sodass Sprachbarrieren entfallen. Sie können jede Unterhaltung jederzeit übernehmen und festlegen, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet.

Kontaktdaten der Gäste je Buchungskanal

Die Gästenachrichten funktionieren über alle Buchungskanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle sind zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder persönliche E-Mail-Adresse jedoch unterschiedlich sichtbar:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo bleibt die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes von den jeweiligen Plattformen geschützt. Die persönliche E-Mail-Adresse wird erst sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Anreiseformular ausgefüllt hat.

Hinweis für neue Gastgeber: Solange Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind die Kontaktdaten der Gäste bis zwei Tage vor dem Check-in maskiert. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen?

Gehen Sie am besten schrittweise vor:

1. Gästenachrichten (Nachrichten → Posteingang): Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht.
3. Anruf: Versuchen Sie, den Gast anzurufen, falls auf WhatsApp keine Antwort kommt.
4. E-Mail: Haken Sie per E-Mail nach, sofern eine Adresse verfügbar ist.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und kurz. Zum Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier ist [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, sobald Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen der Kanäle eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über unser Kontaktformular an unser Support-Team. Das Team unterstützt Sie bei der Überprüfung der Buchungsdetails und kann, falls nötig, über den ursprünglichen Buchungskanal Kontakt zum Gast aufnehmen.

Best Practices für eine reibungslose Kommunikation

1. Nehmen Sie frühzeitig über die Gästenachrichten Kontakt auf: Eine freundliche Begrüßungsnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine gute Basis und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann Rückfragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie klare Anreiseinformationen im Voraus: Stellen Sie sicher, dass Ihr Gast Check-in-Zeit, Standort und Zugangsdaten kennt. Hinweise, wie Sie Anreiseinformationen hinzufügen, finden Sie im Holidu-Hilfecenter unter Unterkunftskonfiguration.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten: Die automatisierten Nachrichten von Guest Connect arbeiten mit den Gästenachrichten zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent die Unterhaltung fortführen. Weitere Informationen finden Sie im Holidu-Hilfecenter unter Guest Connect.
4. Aktivieren Sie nach Möglichkeit den Self-Check-in: So vermeiden Sie Stress am Anreisetag, falls die Kommunikation verzögert ist.
5. Bitten Sie Ihre Gäste, die Ankunftszeit 2 bis 3 Tage vorher zu bestätigen: Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Daten der Gäste in Ihrem Namen einzuholen. Wenn Sie diese Angaben für die Meldepflicht benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an den Gast. Unser fremdsprachiges Support-Team steht Ihnen außerdem 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn Sie Unterstützung benötigen.